We kennen het allemaal. We willen van alles, vinden zoveel dingen leuk en het liefst wil je het allemaal en zo snel mogelijk.
Echter, hier schuilt juist de uitdaging. Waar begin je? Wat verdient écht je aandacht en op welk moment?
Prioriteiten stellen doen we zowel in het privéleven als in het werk. In deze blog vertel ik over mijn ervaring met prioriteiten stellen en hoe dit meespeelt in mijn eigen onderneming.
Prioriteiten in de groei
Van kinds af aan was de les ‘eerst het nodige, dan het nuttige en dan pas het aangename’ een vast onderdeel van mijn opvoeding. Dit betekende in de praktijk vaak dat ik moest helpen met opruimen en schoonmaken voordat ik tijd kon besteden aan plezierige activiteiten zoals televisie kijken. Ondanks dat je als kind helemaal niet zit te wachten op dit soort spreuken en het liefst alleen maar leuke dingen wilt doen, leerden ze me onmiskenbaar het belang van structuur. In mijn examentijd maakte ik graag gedetailleerde weekplanners om mijn studie voor elk vak efficiënt in te delen.
Deze aanpak bracht rust in mijn hectische dagen en speelde een belangrijke rol in mijn succes bij de examens.
Naarmate we ouder worden, lijken onze to-do lijsten alleen maar langer te worden. Plotseling hebben we niet slechts één doel, maar meerdere — van huishoudelijke taken tot werkverplichtingen, sociale activiteiten, tijd met kinderen doorbrengen, en het afhandelen van klussen. Het stellen van prioriteiten wordt daardoor een stuk lastiger. Het maken van gedetailleerde lijsten kan helpen om te bepalen wat de meeste aandacht vereist, maar zelfs dan kan de lengte van zo’n lijst overweldigend zijn en het overzicht verloren gaan.
Laat me een voorbeeld geven van een situatie wat zich binnen ons gezin afspeelde.
Dagelijkse keuzes: Wat eerst?
Het was een dag waarop mijn man vrij was en normaal gesproken de kinderen naar school brengt. In overleg zou hij die middag nog naar een belangrijke afspraak waarvoor bepaalde documenten moesten worden ingevuld en uitgeprint. Daarbij waren er nog klusjes in huis en moest de auto gehaald worden van de keuring.
Zodra hij de kinderen had weggebracht begon hij met de klusjes thuis, die hem al een tijdje irriteerden. Het plan was om vervolgens de auto op te halen en direct door te gaan naar zijn afspraak. De documenten zou hij vlak voor vertrek printen, vertrouwend op onze kuren vertonende printer. Zoals verwacht leidde dit tot de nodige stress vlak voor zijn vertrek omdat het printen niet soepel verliep. Ook was hij niet zeker hoe lang de rit naar zijn afspraak zou duren.
Uiteindelijk pakte alles goed uit. Hij bleek ruim voldoende tijd te hebben en het printen van de documenten was zelfs niet nodig geweest. Dit voorval was een leerrijk moment voor mijn man, die toegeeft dat hij moeite heeft met het stellen van prioriteiten. Als hij de documentatie vooraf had geregeld en zijn route had gepland, had hij zonder stress kunnen vertrekken en misschien zelfs nog tijd gehad voor een extra klusje.
De prioriteitenmatrix
De kunst van het prioriteiten stellen verandert dagelijks, afhankelijk van onze persoonlijke en professionele verplichtingen. Een effectieve tool om deze uitdaging te beheren is de prioriteitenmatrix, ontwikkeld door de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower. Deze matrix helpt bij het organiseren van taken in vier duidelijke categorieën, waardoor je je tijd en energie efficiënter kunt beheren:
Categorie 1: Belangrijke en urgente taken – deze vereisen onmiddellijke aandacht.
Categorie 2: Belangrijke, maar niet urgente taken – deze plannen we voor later.
Categorie 3: Niet belangrijke, maar urgente taken – deze delegeren we indien mogelijk.
Categorie 4: Niet belangrijke en niet urgente taken – deze kunnen vaak wachten of geëlimineerd worden.
Eisenhower benadrukte ook een belangrijk inzicht: “Urgente zaken zijn zelden belangrijk, en belangrijke zaken zelden urgent.” Dit illustreert dat niet alle dringende taken onmiddellijke actie behoeven en dat het cruciaal is om onderscheid te maken tussen urgentie en belangrijkheid bij het plannen van onze dagelijkse activiteiten.
Door deze methodiek toe te passen, kunnen we niet alleen onze productiviteit verhogen, maar ook meer balans en rust in ons leven brengen.
Tot slot
Mijn ervaring met personen die moeite hebben met het stellen van prioriteiten heeft mij mede geïnspireerd om Virtual Assistant te worden. In deze rol heb ik de unieke kans om ondernemers te ondersteunen bij het effectief managen van hun tijd. Ik help hen bij het ordenen van hun taken, prioriteren van het essentiële, en het delegeren of zelfs elimineren van de minder kritieke taken. Zo kunnen zij zich focussen op wat echt belangrijk is voor de groei van hun bedrijf.
